OFFRE D’EMPLOI

Titre du poste : ASSISTANT (E) ADMINISTRATIF (VE)-RÉCEPTIONNIST

But du poste
Le Portail de l’Immigrant Association (PIA) est une Association multiculturelle ayant pour but d’offrir une gamme de services et programmes qui répond aux besoins de la communauté  francophone de Calgary dans toute sa diversité ainsi que promouvoir et partager les richesses culturelles francophones avec le grand public Albertain.

Afin de renforcer l’équipe actuelle, nous recherchons une assistante administrative-réceptionniste qui viendra en support dans l’ensemble des tâches administratives.

Principales fonctions et responsabilités
Sous l’autorité de l’équipe de direction, l’assistante administrative-réceptionniste se charge de:

Gérer le classement et l’archivage et assurer la circulation de la documentation papier ou électronique ;

 Élaborer des documents d’analyse et de synthèse, rédiger des comptes rendus, rapports,
présentations…
 Répondre aux demandes de renseignements par courriel, par téléphone ou en personne
 Gérer la procédure de sécurité- Covid-19 (disponibilité des PPE et les règles de
distanciation
 Planifier et organiser les déplacements, les rendez- vous, les réunions internes et les
réunions du conseil d’administration
 Répondre aux besoins logistiques (réservation de salles, transports des clients,
fournitures…)
 Gérer les achats de fournitures de bureau et autres ainsi que le paiement des factures
 Réceptionner les appels téléphoniques en assurant le filtrage et la transmission, et
assurer la gestion de la messagerie
 Organiser et coordonner la gestion et la transmission de l’information et de la
documentation
 Gérer le courrier de la structure (réception, expédition, etc.)
 Gestion administrative et technique sur Excel
 Contribuer et appuyer les efforts de l’équipe dans l’organisation et la réalisation des
activités
 Exécuter diverses tâches inhérentes au poste

Compétences spécifiques
Avoir une grande autonomie dans son travail, ainsi que le sens de l’organisation
 Être polyvalent, adaptable, savoir prendre des initiatives et aimer travailler sur plusieurs
dossiers en même temps
 Avoir un esprit d’équipe et une capacité à recevoir des directives de diverses sources et
différents niveaux hiérarchiques
 Avoir une souplesse dans son horaire et dans l’exécution du travail, ainsi qu’une capacité
à faire multiples tâches
 Avoir une bonne connaissance des outils informatiques Excel, Word, power point et
savoir s’adapter à tout autre outil de gestion

Critères de sélection :
 Diplôme universitaire ou équivalentPortail de l’Immigrant Association
 2 ans d’expérience professionnelle, idéalement sur le même type de poste et en organisme à but non lucratif
 Bonne connaissance de la francophonie de Calgary
 Capacité à s’exprimer et rédiger en français et en anglais
 Polyvalence, initiative et souci du détail démontré
 Capacité démontrée de rédiger et de préparer des rapports
 Capacité de prioriser et travailler dans des délais courts
 Avoir un véhicule (un atout)

Pour postuler
Les candidat(e)s intéressé(e)s sont invité(e)s à envoyer une lettre de motivation et un curriculum vitae par courriel à : info@pia-calgary.ca en indiquant l’objet : Assistante administrative- réceptionniste.

Emploi : 25h/ semaine)
Rémunération: En fonction de l’expérience
Lieu de travail: Calgary
Langue de travail : Français (bon niveau en anglais : un atout)
Détails de sélection: 
Les candidats (es) présélectionnés(es) seront notifié(es) par courriel et seront invités à une entrevue.
Cette offre sera ouverte jusqu’au recrutement du bon candidat